Para alcanzar el verdadero éxito, una empresa debe asegurar una buena gestión de proyectos. Una forma de hacerlo es trabajando en softwares de registro de jornada desde la nube. La activación de módulos de control se logra con base en las necesidades de la empresa. Es por ello que contar con un sistema de gestión de proyectos corporativos es fundamental para la supervivencia de una empresa.
Desde el inicio de la jornada laboral se debe registrar cada paso que se da dentro de la empresa que implica el cumplimiento de tareas. Esto es posible gracias a los gestores empresariales, en este caso para los proyectos existen módulos especializados. Son los que permiten que la empresa pueda tener una estructura organizada y capaz de funcionar a ritmo creciente.
Si bien los proyectos difieren de una empresa a otra, siempre se persigue el mismo objetivo, que no es otro que obtener resultados. Cada proyecto surge de una necesidad específica, con un tiempo de vida y objetivos que van a cumplir esta necesidades. A través del módulo para la gestión de proyectos se puede configurar que este vaya acorde a los propósitos y alcances de este.
La particularidad de cada uno hace que incluso se puedan fusionar departamentos y personal que por diferentes motivos no trabajan juntos. Y es a través del módulo para gestionar proyectos que se pueden aplicar esta serie de técnicas para ejecutar las acciones necesarias de manera eficiente.
Razones para hacer una gestión de proyectos corporativos a través de módulos
Cada empresa tiene objetivos claros que alcanzar, para cada una esto podría variar según el rubro al que se dedique. Sin embargo, existen propósitos que todas comparten: Optimizar procesos, que la compañía crezca, mejorar las ventas. Si se cumple con estas metas, se puede decir que el éxito es un hecho, pero es necesario que sea un proceso constante.
El tener una gestión de proyectos corporativos es vital para que cada uno de estos procesos pueda cumplirse con la mínima cantidad de errores. La gestión de proyectos permite que se complemente todo el trabajo que se realiza a través de cada departamento con funciones y herramientas para ello.
Los requerimientos de un proyecto, hace que sea necesario unir habilidades equilibradamente para que todo funcione como se le espera. Incluso muchas veces será indispensable llevar a cabo varios proyectos al mismo tiempo, que deben ser supervisados y gestionados.
El liderar un proyecto implica que se cumplan las expectativas y objetivos que se han planteado al inicio de la tarea. Su éxito se traduce en un retorno de la inversión y ganancias que implican la optimización de procesos que incentivan a la producción.
Gestionar proyectos permite tener un orden que se respete para lograr que los objetivos planteados se alcancen con un riesgo mínimo de errores. Esto hace posible que se reduzcan considerablemente los fallos en los procesos empresariales que es uno de los fines de los proyectos.
Incluso desde registrar la jornada laboral, o identificar las tareas asignadas en el módulo de gestión son necesarios para el éxito del proyecto. Siendo que cada acción es imprescindible, deben ejecutarse según los parámetros establecidos dentro de los lineamientos del proyecto.
Funcionamiento del módulo de proyectos
Una de las funciones es separar en etapas las tareas a cumplir, priorizando las más necesarias. Dentro de estas tareas se encuentran la administración de órdenes de trabajo, documentos y problemas, así como las actividades que se deben llevar a cabo.
Gracias a este módulo se puede mejorar la planificación y ejecución de cada actividad planificada. Su transparencia aporta seguridad y confiabilidad, incentivando a la productividad, logrando incrementarla.
Asimismo, tiene como objetivo definir de forma precisa los costos estimados, de modo que el presupuesto establecido sea correcto. Al finalizar realiza comparaciones de lo cotizado originalmente con los gastos que se generaron en cada tarea, lo que ayuda a presupuestar eficientemente en el futuro.
Registro de la jornada laboral y la gestión de proyectos
En la mayoría de los países los empleados tienen como norma ejecutar el registro de su jornada laboral. Es una acción diaria en la que el empleado se compromete a registrar cuidadosamente todo lo que sucede durante su día de trabajo. Y esto se hace desde el momento del inicio hasta el final del día.
Cuando se planifica un proyecto es necesario llevar una bitácora de las tareas que se van haciendo. Actividades que forman parte de la jornada laboral, por lo que es necesario que el trabajador las registre como parte de ella.
La gestión de proyectos es parte de la jornada de cada empleado, por lo que no se puede desligar una de otra.
¿Qué es la gestión de proyectos corporativos?
Reúne metodologías enfocadas en la planificación, ejecución y administración de tareas y recursos relacionados con un proyecto. Esta labor en sí misma es un conjunto de operaciones que han sido hechas con la finalidad de lograr un objetivo.
La gestión debe cumplir con las características de objetivos SMART. Que significa: Specific, Measurable, Attaibable, Relevant, y Time-bound. Su traducción al español es que deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de una duración de tiempo específica.
La gestión de proyectos tiene varios objetivos que se deben cumplir, ellos son:
- La gestión del inicio de un proyecto y hacer seguimiento de su evolución.
- Realizar un control y dar respuesta oportuna a cualquier eventualidad que se diera durante el proceso
- Finalizar y aprobar el proyecto una vez esté culminado.
Cada proyecto es único y por ello cada objetivo también lo será, pero en líneas generales, los proyectos tienen estos fines:
- Obtención de resultados: Abrir nuevas sucursales.
- Consecuencias: Cambiar o reubicar empleados de un puesto o sede.
- Beneficios: Reducir costos.
- Objetivos estratégicos: Aumentar la productividad.
Para su desarrollo, el proyecto debe tener en cuenta variables como el tiempo para su ejecución, alcance y coste del mismo. Al tomarlas en cuenta se puede asegurar la calidad del proyecto, y se conoce como el Triángulo de Calidad o Hierro.
Este trío de variantes se utiliza para mantener un equilibrio. Por ejemplo, es correcto pensar que no se puede hacer un proyecto de gran alcance y a largo plazo con un presupuesto reducido. Si una de las variables no está balanceada con las demás, el proyecto no tendrá un buen futuro.
¿Qué es un proyecto para una empresa?
Es la manera formal que se tiene a nivel empresarial para dar soluciones a problemas que no han podido ser solucionados de la manera tradicional. También se refiere a gestionar mejoras dentro de la empresa, como elevar la posición de la compañía dentro del mercado que se maneja.
Esta labor va a acompañada de un grupo de personas que se encargará de llevarla adelante. Esto se hará mediante un proceso que implica planificar, supervisar y evaluar, así como incluir presupuestos, modificaciones y establecer objetivos.
Hoy en día es casi imposible imaginar una empresa que no tenga una gestión de proyectos. De hecho, son muchas las ventajas que se obtienen de ello:
- Incentiva al trabajo en equipo entre compañeros que usualmente no lo harían.
- Hace que el flujo de trabajo sea más dinámico y fluido.
- Mejora la comunicación entre el personal y los departamentos.
- Ayuda a prevenir problemas, especialmente si son del tipo reiterativo.
- Facilita la supervisión y seguimiento de tareas
- Favorece a la administración de recursos, mejorando presupuestos y abaratando costos.
Etapas de la gestión de proyectos
Las etapas que se llevan a cabo dentro de la gestión de proyectos son necesarias para que la ejecución del mismo sea limpia y sin tropiezos. A su vez, cada etapa permite que se puedan generar proyectos subyacentes al principal, que sirvan de pequeñas metas alcanzables en tiempo o exigencias.
Estas etapas son:
- Inicio: Se establecen las bases del proyecto, se establece el “por qué” de este proyecto y los objetivos sobre los que se hará la planificación.
- Planificación: Es la etapa que determina cómo se va a desarrollar el proyecto. Aquí se definen las tareas a cumplir y los plazos de entrega, así como la derivación del presupuesto y resolución a posibles problemas.
- Ejecución: Se puede decir que es la etapa que más tiempo lleva y la más compleja. Es llevar la teoría a la práctica, pues se accionan las estrategias anteriormente planificadas. Se espera que en esta etapa surjan la mayor cantidad de problemas, a los que se le debe dar solución para evitarlos a futuro.
- Control: Es una etapa que suele ir en conjunto a la anterior, pues cada proceso y tarea realizada se debe supervisar. De no llevarse a cabo esta etapa es imposible saber si el proyecto será o no viable.
- Resultados: La etapa en la que se sabrá si todo lo anterior ha tenido éxito, a través de informes se puede observar el cumplimiento de cada fase.
El módulo de proyectos corporativos es un complemento indispensable en el ambiente laboral. Si una empresa no cuenta con este tipo de aplicativos, le será muy complicado poder llevar a cabo proyectos de manera eficaz.
En resumen, la gestión de proyectos corporativos ayuda a mejorar los procesos empresariales. A través de módulos que facilitan el cumplimiento de tareas como, el registro de la jornada laboral. Este tipo de gestión de control ayuda a incentivar la productividad. La tecnología actual ha permitido que se desarrollen sistemas que funcionan desde la nube para gestionar proyectos corporativos.
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