La generación de informes de trabajo es una labor que se debe hacer de manera periódica para el análisis y estudio de la evolución. De esta forma se puede observar el crecimiento de la empresa.
Los informes son una herramienta muy útil a la hora de hacer una revisión, que bien puede ser general o de un área en específico. Tienen la particularidad de tener un registro de todo lo realizado, en determinado módulo del gestor empresarial. Es por ello que el uso de estos sistemas es tan necesario.
La información que se guarda en este documento tiene un gran valor que se relaciona con el estado de una empresa.
Pero, ¿Qué finalidad tiene generar informes de forma periódica? ¿Cuál es la importancia de los centros de trabajo? ¿Existe una relación entre el registro de la jornada laboral y los informes de trabajo? Hemos tratado de dar una respuesta a cada una de estas interrogantes en el artículo a continuación
Generación de informes de trabajo ¿Por qué hacerlos por centro empresarial?
El centro de trabajo es el lugar donde se ejecutan las funciones relacionadas con el trabajo diario. Esto no solo incluye las instalaciones de una empresa o industria, sino que aplica para todo lugar físico donde se desempeñe un trabajo. Como ejemplo se puede poner oficinas de trabajo, escuelas, hoteles, fábricas, entre otros sitios de trabajo.
Asimismo, se puede definir como una unidad de producción en la que se lleva a cabo parte de las tareas empresariales. El módulo del centro de trabajo genera un informe en el que se detallan las actividades realizadas. Su función será resguardar datos importantes para determinar cómo se ha desempeñado la empresa.
Dicho informe, sirve además para conocer fortalezas y debilidades de la empresa, de los cuales se desprenden futuras estrategias que sirvan para mejorar. Se hacen de forma periódica, permitiendo que se puedan generar estadísticas que estudian el comportamiento empresarial y de personal.
Se puede decir que están hechos en un lenguaje empresarial, sin embargo, un informe de esta naturaleza es completamente comprensible para el lector. Por supuesto, en este caso no estamos hablando de un lector común, sino que se trata de un profesional en determinadas áreas.
Siguiendo este lineamiento, es razonable decir que al llevar un registro detallado de las actividades del centro empresarial, es más sencillo generar un informe.
Los informes de trabajo en el registro de la jornada laboral
El informe de trabajo es un documento que permite verificar información y determinados detalles relacionados con lo ocurrido en el lugar de trabajo. Por su parte, la jornada de trabajo comienza desde el momento en que se registra el inicio de la misma en el sistema de control de horario. Y todo lo que ocurre desde este momento, hasta que finaliza, debe ser registrado, bien sean las tareas cumplidas, las metas alcanzadas, los recesos o incidencias.
Es justamente esta la información que va asentada en los informes que se deben generar de manera periódica. Gracias a estos detalles se puede conocer si la empresa ha tenido un funcionamiento óptimo. Las situaciones en las que se han logrado los objetivos, las que no ha sido posible, incidencias de importancia y trascendencia. Incluso si existe o no un ambiente de trabajo agradable se puede conocer.
La jornada de trabajo es la piedra angular de la empresa y que cada empleado registre sus pasos, evita situaciones de peligro. Ayuda a conocer las épocas de mayor y menor producción durante el año. En otras palabras, los informes de las jornadas de trabajo, son esenciales para la creación e implementación de estrategias empresariales. Dicha planificación se aplica para promover la productividad , sentido de pertenencia e identidad con la empresa.
¿Qué es un informe de trabajo?
No se trata de un informe común y corriente, este contiene información sensible sobre la empresa, en este caso sobre cada centro de trabajo. Se basa en la información que con el tiempo se ha ido recabando en el sistema, además de otros factores como la observación.
La intención de este documento es detallar uno o varios sucesos, así como informar la evolución que se ha conseguido en determinado lapso. Incluso es muy útil para estudiar con detenimiento situaciones negativas que han comprometido la productividad de la empresa. Se evalúa además los resultados de una tarea o proyecto, si los objetivos fueron alcanzados o el tiempo requerido para ello.
En él no solo va plasmada información escrita, sino que se respalda con gráficos, imágenes y todo tipo de material que cumpla esta función. Sin embargo, es importante no reflejar de ninguna manera opiniones personales, ya que es un documento formal y objetivo.
Tipos de reporte de trabajo
Siguiendo este mismo orden de ideas, existen informes de diferentes tipos según las necesidades y requerimientos del momento. Asimismo, su clasificación también depende del objetivo final de dicho reporte
- Justificación: Se utiliza normalmente para justificar o realizar solicitudes. Un ejemplo es la compra de una maquinaria, de modo que este reporte deberá incluir los argumentos que respalden la inversión. Es relevante, que se incluyan los beneficios, costos, y riesgos, de esta manera se otorga un panorama amplio a los responsables de la decisión.
- Investigación: Cuando se presenta una oportunidad de inversión, el informe de investigación alertará sobre todas las variantes. Es útil para determinar, por ejemplo, si ejecutar una fusión empresarial dará la rentabilidad y estabilidad esperada. Su finalidad es presentar todos los hechos tras una ardua investigación de cada uno de los factores que influyen en la inversión.
- Rentabilidad: ¿Abrir la sucursal nueva en determinado lugar es rentable? Este es el informe que ayudará a dilucidar esa duda. Va cargado con información relacionada con tiempo, productividad, inversiones, costos y beneficios asociados a la idea que se tiene.
- Resultados: Está indicado para medir y evaluar los resultados de las distintas tareas o proyectos asignados, así se puede verificar que se ha cumplido la actividad. Debe ser bastante detallado, de modo que se pueda determinar si se ha seguido con las pautas dadas, los tiempos y las normas establecidas.
- Periódico: Es uno de los informes más comunes, ya que se realiza cada cierto tiempo. Puede ser solicitado una vez a la semana, mensual o semestral. Es decir, que depende de las necesidades de o requerimientos de los encargados.
- Técnico: Requiere de un lenguaje técnico, por lo tanto, quien recibe debe ser una persona con capacitación y comprensión en el área. Usualmente, se utilizan para el reporte de incidencias, fallas y logro de objetivos en los departamentos técnicos.
Conocer los tipos de informes es importante para tener un mejor desempeño en las labores diarias.
La mejor manera de generar un informe de trabajo
Al llegar a este punto, es posible cuestionarse cuál es la mejor manera de generar un informe, aquí la respuesta. Es hacerlo con un lenguaje claro, con la información expresada de una manera concisa, sin dejar de lado los detalles importantes.
Antes de hacer el informe debe darle una estructura lógica y coherente, que vaya acorde a lo requerido. Asimismo, la estructura se debe relacionar a lo que se va a plasmar en él y la finalidad del mismo.
Otro punto que vale la pena destacar es el formato en el que se realiza el reporte. En la mayoría de los casos, es común que se hagan a través del sistema. De no ser así, es crucial verificar que exista un formato preestablecido, si no existe tal forma, se debe hacer siguiendo ciertos parámetros.
De la misma forma, se puede incluir una tabla de contenidos, de modo que el lector pueda dirigirse con facilidad a la sección deseada. Esto va en concordancia con la estructura dada al principio.
Por otra parte, el informe que se pretende presentar requiere de ciertos objetivos y directrices que darán quienes lo solicitan. De esta forma, se demuestra lo que se espera conseguir con la presentación de este documento.
Importancia de la generación de los informes de trabajo
La generación de informes de trabajo tiene un gran impacto sobre la empresa, es básicamente donde se lleva el historial de todo lo que sucede. Para toda persona que se desenvuelve laboralmente en el mundo industrial y empresarial, llega un momento en el que debe realizar informes.
El documento es la principal prueba de cumplimiento de su gestión junto al registro de la jornada. Al representar un factor tan importante dentro de la empresa, es necesario que quien lo genere lo haga desde una óptica objetiva. Esto va a permitir que el informe sea un documento mucho más completo del que se puedan sacar conclusiones acertadas.
No se trata simplemente de informar si se cumplió o no con el objetivo, sino que a su vez incentiva a mantener el enfoque. Un equipo de trabajo que se sabe supervisado dará su mejor esfuerzo, pues sabe que las equivocaciones influyen en su trabajo. El informe además previene situaciones riesgosas, e influye en la planificación de estrategias para promover la productividad y crecimiento
En resumen, la generación de informes de trabajo es una labor que protege al empleado al quedar respaldado cada movimiento. De igual forma, la empresa tendrá un documento en el que se ve reflejada la dirección en la que ha ido desde cierto periodo. Por otro lado, es una formalidad que se exige en cada compañía para tener un control de los proyectos y estrategias aplicadas.
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