La gestión integral de los departamentos de la empresa es necesaria para mantener un trabajo fluido. A través de ella se pueden gestionar las funciones de cada equipo y lograr un ambiente laboral equilibrado
Contar con una gestión integral correcta va a permitir que cada uno de los departamentos de la empresa trabajen de forma organizada. Se podría comparar con un engranaje en el que todas sus piezas deben funcionar de manera coordinada, y esto se verá reflejado en los resultados. Esto hace que sea indispensable contar con herramientas que faciliten el llevar a cabo los procesos internos de la compañía.
Es aquí donde los sistemas para la gestión empresarial cobran protagonismo, ayudando a sacar el máximo provecho y rentabilidad de los recursos.
La gestión integral de los departamentos de la empresa para alcanzar el éxito
A diario las empresas deben manejar una gran cantidad de datos que requieren ser procesados. Esta información puede ser traducida en registros de jornadas, incidencias, ingreso de personal, proveedores, presupuestos, clientes, entre otros. La manera más sencilla, pero sobre todo efectiva de procesar todo esto, es mediante el uso de un software de gestión empresarial.
Es importante que el sistema integre todos los departamentos y las funciones necesarias para su manejo. Esto se logra a través de módulos que van a permitir que cada departamento pueda realizar su labor. Por ejemplo, en administración se requiere un módulo que agrupe todas las funciones necesarias. Mientras que recursos humanos usará los módulos referidos a manejo de personal.
Es tanta la información que debe ser computada y a tal velocidad que se precisa de esta herramienta, configurable para realizar todas estas tareas. Asimismo, es un sistema que ayuda a hacer seguimiento a los objetivos planteados, mientras que controla que se trabaje en ello.
Su instalación implica la aplicación de controles en cada área de trabajo de la empresa. Dichas regulaciones resultan bastante motivadoras, pues su enfoque es el alcance de metas, de manera que el trabajador optimiza su tiempo y labores.
Las funciones que tendrá el sistema van a estar determinadas en las actividades y procesos propios de la empresa. Es decir, que resultan completamente configurables según las necesidades de cada compañía, como la plantilla de trabajo, el volumen de ventas, el producto o servicio que se ofrece.
Gestión efectiva
Cuando la gestión integral en los departamentos de la empresa es efectiva, quiere decir que a este gestor se le saca el máximo provecho. Por lo tanto la empresa estará funcionando adecuadamente y con la cantidad mínima de problemas.
Otra función que destaca de integrar los departamentos al sistema es el enfoque en prevenir los problemas. Cuando ocurre algún inconveniente manejado a nivel del software, el mismo quedará registrado, y al tener solución evitará que suceda en el futuro.
Gestión integral de los departamentos en el registro de jornada
El registro de la jornada laboral es uno de los tantos procesos que se deben realizar de forma diaria. Esto se traduce en ingreso de nueva información al sistema diariamente y el flujo de esta entrada de datos va a depender de la cantidad de empleados.
Por lo que es importante automatizar la forma en la que se realiza el registro de la jornada laboral. Los gestores empresariales son los elementos que van a permitir dicha automatización. Al ser integrados con los departamentos de la empresa, no solo recursos humanos podrá acceder a esta información, sino que se podrá hacer desde cualquier área de la compañía.
Igualmente, el trabajador tiene la facilidad de ver sus propios registros y verificar que todo esté en orden. Por lo que integrar esta función a la herramienta de gestión es un punto que no se puede dejar de lado.
¿Por qué estructurar una empresa por departamentos?
Sin discusiones en todo ámbito de la vida es imperativo contar con una estructura que permita priorizar lo relevante, lo urgente y lo necesario. El mundo empresarial no escapa a esta realidad, la estructura da estabilidad, pero también hace su parte en mejorar los procesos empresariales.
Lo normal es preguntarse cuántos departamentos son los necesarios para que la carga de trabajo esté equilibrada. Además de las funciones de cada uno y la cantidad de personal que se requiere en cada uno.
En principio no es una pregunta que tenga una respuesta definida, sino que varía según diferentes factores. Entre ellos se pueden encontrar el tamaño de la empresa, el producto o servicio que se ofrece, los turnos que se manejen. Es decir, los elementos que componen a una organización.
Asimismo, se debe tener en cuenta que al organizar una empresa la operatividad no se puede ver afectada. Al contrario las funciones primarias se verán optimizadas gracias al buen manejo y gestión de la compañía.
Es importante que en este organigrama se establezca desde el principio una flexibilidad que permita la colaboración entre departamentos con una comunicación fluida. Por lo tanto la estructura de cada departamento va a permitir que cada quien tenga sus funciones bien definidas de modo que no sean solapadas.
Las herramientas que otorga el gestor empresarial va a dar esa integración entre las distintas áreas de trabajo. Esto se traduce en colaboración en pro de alcanzar las metas comunes
Gestión integral y la estructura de los departamentos
Un buen ejercicio es imaginar una empresa como un terreno, en la que cada departamento está encargado de una parcela. Es decir, que cada área de trabajo tiene uno o varios responsables, que se encargaran de las actividades propias del departamento y delegar funciones.
Mientras mayor sea la plantilla que compone a la empresa, será necesario expandir los departamentos y los colaboradores de cada uno. Cada departamento incluso podrá dividirse en sub-áreas con una especialización dentro su jurisdicción
Para lograrlo se la estructura organizativa no puede ir por encima de lo requerido, ya que sería un derroche de recursos. En cambio, la organización irá evolucionando conforme al crecimiento de la compañía. Asimismo, es necesario que se determinen los objetivos que cada uno debe alcanzar.
Una vez se logren estos primeros pasos, hay que establecer cómo será la distribución de los recursos, tanto económicos, como materiales y por supuesto, humanos. Es una estrategia que varía según el área de interés de cada uno de los departamentos. Por último, se determina cuál es el perfil que cada trabajador debe cumplir para optar a un puesto de trabajo.
Se trata de una gran carga de trabajo que resulta complicado y problemático hacerlo manualmente. Dirigir la empresa de esta manera implica un esfuerzo que con el tiempo no es sostenible, para esto existen los sistemas de gestión empresarial.
¿Cuáles son los departamentos claves?
Estructurar los departamentos implica también determinar cuáles van a formar parte de la empresa. En la lista se enumeran las áreas de trabajo que figuran en la mayoría de las empresas por su valía.
- Área Comercial: En algunas empresas fusionan este departamento con el de mercadeo, pues están estrechamente relacionados. Su función es poner en marcha las estrategias que se han planificado desde Marketing para la promoción de los productos y la empresa. Administra las ventas y lo relacionado con la remuneración económica que reciben los vendedores como incentivo.
- Mercadeo: Tiene como objetivo la planificación y creación de estrategias que se enfoquen en aumentar las ventas de la empresa. Otro de los objetivos que debe establecer esta área en específico es mantener un buen servicio al cliente. Debe hacer un estudio de mercado para conocer cuáles son los puntos fuertes y débiles de la competencia.
- Departamento de administración: Sus funciones son rutinarias estrechamente relacionadas a los números pues es un departamento muy técnico. Su función es -como lo dice su nombre- administrar los fondos económicos de la empresa. Desde allí salen los pagos de nómina, se supervisan los gastos, se realiza la trazabilidad del dinero, se controlan las cuentas bancarias de la empresa. Todos los trámites legales de tono mercantil y tributario, se coordinan desde este departamento.
- Recursos Humanos: Por último pero no menos importante, se trata de un departamento que sí o sí forma parte de la empresa. Es el área que se encarga del manejo de los empleados de la empresa, administrando el personal que allí labora. Realiza un estudio interno de la compañía para determinar dónde se requieren mayores incentivos.
¿Para qué existe la gestión empresarial?
La utilización de un sistema de gestión empresarial que integre módulos para el registro de jornada, administración, entre otros, permite la colaboración entre departamentos. Optimiza el tiempo al automatizar elementos que de lo contrario son tediosos y mecánicos.
A través de estos sistemas se le otorga valor en los elementos que transforman una empresa mediante el manejo de diferentes procedimientos. La finalidad es que cada uno de los departamentos que conforman la empresa se integren entre sí, complementándose.
En resumen, la gestión integral de los departamentos de la empresa permite que los diferentes departamentos puedan complementarse entre sí. Gracias a ellos se puede estructurar de una manera coherente a la empresa, de manera que cada proceso se optimice. Con la gestión integral efectiva se le saca el máximo provecho tanto a los departamentos como al capital humano que conforman la empresa.
Contar con un software de registro de jornada permite que la empresa pueda crecer. Cada departamento se integra en el sistema y las fichas virtuales de los empleados se pueden verificar en tiempo real.
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