El uso de un software para la gestión de informes permite visualizar con mayor rapidez y eficacia las actividades que realiza el trabajador. Es decir, hora de entrada y salida, si ejecutan horas extraordinarias y el tipo de labor hecha.
Los sistemas de gestión empresarial han sido creados con la finalidad de optimizar los procesos operativos y empresariales. Al contar con esta herramienta, se puede hacer una mejor planificación, ya que él hace esas tareas manuales y tediosas que suelen tomar tanto tiempo.
Uso de software de gestión de informes en el registro de la jornada laboral
Un software de gestión de informe está destinado a arrojar documentos con detalles de los procesos que se hacen dentro de la organización. Dentro de esta diversidad de informes, se encuentra el reporte de asistencia producto del registro de la jornada laboral de los empleados.
Este documento tiene como objetivo informar sobre los registros y control de asistencia de cada uno de los trabajadores. Es decir, contiene las fechas de entrada y salida, con la cantidad de horas trabajadas, horas extras (si aplica), ausencias, tiempo efectivo. Asimismo, en caso de existir faltas, es importante que exista una exposición de motivos de la misma. Puede que sea por baja médica, permisos no remunerados, vacaciones, emergencias personales, básicamente cualquier motivo que explique la falta.
Lo usual, es que la información recabada por el sistema, se organiza en periodos de tiempo que van de 30 a 60 días. Esto va a permitir que, de ser necesario un análisis de estos datos, sea más sencillo de realizar. De igual forma, se debe conservar un historial, y el tiempo máximo de almacenamiento va a depender de las leyes vigentes.
Las empresas que requieren el trabajo por turnos de horario, el software debe poder adaptarse a este tipo de requerimientos.
¿Qué es un software de gestión de informes?
Es un sistema que se ha creado con el objetivo de optimizar y organizar los datos procedentes de las actividades empresariales. Los informes suelen incluir datos de administración, jornada, control de horario, gestión, asignación de tareas y proyectos.
El software puede ser programado para que los informes se realicen cada cierto tiempo, que va a variar según las necesidades de cada empresa. Sin embargo, lo más común, es que se hagan cada tres meses, semestralmente o una vez al año.
Una de las razones por las que surge la necesidad de generar un sistema con estas características, es demostrar transparencia dentro de la compañía. Por lo que hace las veces de contraloría y supervisión, de allí que sea muy utilizado para buscar información detallada de las gestiones empresariales.
El departamento que suele manejarlo es el de Recursos o Capital Humano, con personal capacitado para operar el sistema de forma correcta.
Funciones de un software de gestión de informes
Antes de adquirir un sistema de gestión de informes, es importante verificar que cumpla con algunas funciones básicas. Es fundamental que el sistema cumpla con los parámetros mínimos para la generación de los informes, y que además los realice de manera automática. Un sistema automatizado permite que se configure para la generación de los informes por lapsos de tiempo.
Se pueden dividir en dos grupos, los informes relacionados con la jornada laboral, y aquellos sobre el desempeño de la empresa. El poder generar estos informes es indicativo que se trata de un software confiable:
Informes de Jornada
- Asistencia: Ayuda a verificar que cada empleado haya cumplido con su horario de trabajo. Además, se puede detallar las inasistencias, recesos, permisos, entre otras cosas relacionadas al control de horario.
- Control de tiempo: Este módulo está diseñado para ver y controlar el tiempo de trabajo de los empleados. Algunos software ofrecen la opción de manejar esta función de manera remota, de modo que quienes emplean a trabajadores remotos podrán usarlo sin problema. También es posible ver cómo manejan su tiempo los empleados, observar si realmente cumplen sus funciones. El sistema puede medir el tiempo ocioso y de inactividad gracias a sus funciones de control integradas.
- Descansos y días festivos: Es un módulo con el que se puede gestionar de manera más sencilla los descansos, ausencias o vacaciones de los empleados. Con ello se puede organizar la plantilla de trabajo para que la empresa funcione al cien por cien.
- Tareas asignadas: Permite asignar y llevar el control de las pautas que se le otorgan a cada empleado. Hacer seguimiento de estas para corroborar que se cumple con el cronograma correctamente.
- Informes de Jornada: Permite observar las horas trabajadas por empleado, si ha hecho horas extras, los tiempos de descanso que ha tomado. Así como los retrasos en su horario, las ausencias, remuneraciones recibidas.
- Reporte de turnos: Arroja datos de todas las modificaciones realizadas en los turnos de trabajo, si aplica.
Informes administrativos
- Ventas: Se puede hacer seguimiento, ver resultados de las ventas, así como el desempeño del equipo de trabajo. Se puede configurar en lapsos de tiempo, por semana, mes, trimestre, etc.
- Marketing: Dan una visión amplia de las métricas más utilizadas durante un tiempo determinado. Con esto se puede analizar cuáles son las estrategias que han resultado erróneas, cuáles han sido buenas, y cuáles deben mejorar.
- Recursos humanos: Aportan datos relacionados con las nuevas incorporaciones de personal, rendimiento, cambios en los puestos de trabajo. De esta forma, el departamento podrá evaluar el desempeño general de la empresa, y evaluar los problemas y sus posibles soluciones.
- Finanzas: Los informes del departamento de finanzas aportan los datos necesarios para conocer detalles del presupuesto, activos, ingresos y egresos, ganancias y pérdidas. Permite evaluar la situación económica de la empresa, así como determinar si es necesaria alguna inversión.
- Anuales: Aportan detalles del comportamiento que ha tenido el personal y la empresa en general durante un periodo de un año. Dan cuenta de los hitos alcanzados y las metas que quedaron sin cumplirse.
Ventajas del software de gestión de informes
Al adquirir un sistema de gestión de informes para la empresa es importante evaluar las ventajas que este puede ofrecer. Al poner en una balanza esta información se puede conocer con mayor exactitud si será una buena inversión o, por el contrario, se deben buscar más opciones.
Precisión de la información
Se trata de un sistema que automatiza la generación de informes, por lo que se reduce el margen de error. Esto sucede porque por lo general estas son casi siempre fallas humanas. La información arrojada por el sistema se puede descargar y tener todos los datos almacenados en un solo lugar. Se pueden ver las estadísticas de manera rápida y en tiempo real.
Mejora la relación empresarial
Uno de los objetivos del departamento de Recursos Humanos es que el ambiente laboral sea agradable y sano. Al utilizar un software de esta naturaleza se puede evaluar el desempeño general de la empresa, y determinar estrategias que mejoren la relación entre trabajadores.
Productividad
Ayuda a mejorar la productividad al poder ver con precisión cómo se comporta la empresa en general gracias a las estadísticas y datos obtenidos. De esta manera se puede poner el foco en aumentar la productividad con actividades y estrategias que incentiven a ello.
Gestionar las jornadas de trabajo
Una de las ventajas de este sistema automatizado, es que permite realizar la gestión de las jornadas de trabajo de manera eficiente. Se pueden organizar los turnos de trabajo, el tiempo de los empleados con horario flexible, o contabilizar las horas que se han trabajado.
Planificación de proyectos
Usualmente, incluyen módulos de trabajo para gestionar proyectos y tareas, así como ver su evolución a través de los datos de los informes. Lo que a su vez abre la posibilidad de conocer el alcance, el cronograma y el coste final de un proyecto determinado.
Acceso remoto
La situación actual exige que los software de gestión empresarial puedan ser manejados de manera remota. De esta manera es posible tener en plantilla a empleados que trabajen en la modalidad a distancia.
Adaptabilidad
Así como existe la necesidad de tener un acceso remoto, el mundo de hoy exige que los sistemas sean adaptables. Cada empresa tiene necesidades y metas específicas, por lo que el sistema debe poder modificarse y ajustarse a la medida requerida.
Importancia del software de gestión de informes
Una empresa que no cuente con un sistema para la gestión de reportes va a tener cuesta arriba el éxito. Este tipo de software son automatizados y permiten optimizar el tiempo utilizado en este tipo de tareas, que al final resultan engorrosas. Actualizar inventarios, organizar tareas, horarios de trabajo, supervisar a la plantilla de trabajo, el registro de la jornada, son actividades que realiza el sistema automáticamente.
La información recabada por el sistema es lo que va a permitir el análisis del desempeño y evolución de la empresa. El estudio de estos datos da paso a la toma de decisiones de trascendencia para la empresa, de forma se puede lograr el éxito.
En resumen, el software para la gestión de informes, ha sido diseñado con el objetivo de impulsar la productividad y rendimiento. Por tanto, el tenerlo es una inversión que a futuro dará los frutos esperados. Ayuda al personal a cumplir con sus funciones de manera sencilla y rápida, gestiona procesos que de otro modo sería complicado realizar.
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