El control de asistencia laboral es un procedimiento completamente administrativo. Tiene por finalidad registrar y controlar la hora de entrada y salida del personal que trabaja en una empresa. La comprobación se realiza mediante el registro en formato físico o digital de las horas trabajadas con efectividad por cada trabajador.
Se conoce como asistencia a la acción o estado de estar presente en un lugar de trabajo de acuerdo con las políticas de una empresa. En la mayoría de las organizaciones, un trabajador debe estar presente durante un cierto número de horas para que se considere como asistente.
Contar con un registro de asistencia eficiente y bien organizado puede conducir al éxito empresarial. El factor más importante para llevar un control de asistencia del personal es el registro de cuánto y cómo trabaja cada empleado.
Un buen sistema de control de asistencia laboral permite gestionar mejor al capital humano. Además, ayuda a combatir el absentismo, calcular las horas extras de forma más exacta, ajustar salarios y beneficios equitativamente.
Cada compañía presenta horarios diferentes para cada equipo o grupo de empleados según algunos parámetros:
- Legislación Vigente.
- Convenio colectivo de trabajo.
- Calendario laboral dependiendo del sector.
- Roles.
- Acuerdos convenidos por contrato laboral.
El control de asistencia es una de las actividades esenciales para llevar una inspección de los trabajadores y de las operaciones generales de la empresa. Los empleados deben tomar en cuenta el costo del ausentismo el cual tiene un impacto mayor que el costo de los salarios y los beneficios.
En la actualidad, se garantiza un control de asistencia, integrando sistemas físicos con los métodos digitales más innovadores. Es así como la empresa permite flexibilidad a sus trabajadores sin perder supervisión y organización. Los inconvenientes legales, el impacto en el bienestar laboral y la productividad son aspectos que conforman la correcta gestión del tiempo.
El sistema de control de asistencia laboral se encarga de avisar las incidencias que ocurren con el personal: fichaje a tiempo, llegadas tardes y ausentismo. Esto puede ocurrir mientras el personal de recursos humanos se dedica a otras labores competentes.
Formas de llevar un registro de asistencia del personal
La empresa tiene la libertad de escoger el método que prefiera para llevar su control de asistencia laboral. Todos los sistemas son diferentes y responden a diversas necesidades.
Registros en papel
Es el método más tradicional y se completa a mano. Requiere más gastos de gestión, ya que no permite ningún sistema de automatización. No se recomienda utilizar si la empresa posee más de 10 empleados.
Hojas de cálculo
Son aquellas que se calculan con la herramienta de Excel. Debido a los avances tecnológicos, actualmente se considera una opción obsoleta por su uso engorroso y poca flexibilidad.
Máquinas de Fichar
Son aquellas que permiten llevar un control de asistencia laboral con el fichaje de tarjetas, pines, reconocimiento biométrico o lectores de huellas digitales. Se consideran sistemas seguros pero de altos costos.
Kiosko en el centro de trabajo
Es un tipo de máquinas de fichar que no requiere una instalación compleja. Se trata de una tabla ubicada en la entrada del centro de trabajo. En ella, los colaboradores fichan sus entradas, salidas y las pausas que realizan durante la jornada laboral.
Software de control de asistencia
Son fáciles de mantener, escalables, flexibles, accesibles a través de la web y no requieren ningún tipo de instalación. En la actualidad, es la opción más recomendada por la practicidad que proporciona.
App de control de horario
Permite hacer el chequeo desde el Smartphone. Es un sistema para fichar cómodo para la gerencia y los trabajadores.
Importancia del control de asistencia laboral
Una buena gerencia necesita de control para poder alcanzar las metas. Entre los aspectos más importantes de la gestión de control resaltan:
- Por lo general las empresas establecen horarios que hay que cumplir. Este horario programará a sus empleados a cumplir sus funciones dentro de ese tiempo y optimizará su desempeño hacia la obtención de resultados esperados.
- La asistencia y puntualidad se ven reflejadas en la productividad del personal de una empresa. Los supervisores deben enterarse sobre cuál trabajador se encuentra ejerciendo sus labores, en qué horario y si están realizando horas extras.
- Llevar un registro de asistencia del personal permite minimizar las consecuencias de absentismo laboral. Si no se controla el desorden laboral, se pueden generar pérdidas económicas, disminución de la productividad y retrasos en el trabajo.
- Disponer de un registro de entradas y salidas ayudará a conocer si los empleados cumplen con las horas pautadas. A raíz de esto, podrán recibir su pago de acuerdo con sus horas trabajadas.
- Un control de asistencia laboral ayudará a calcular las nóminas de forma ágil y exacta. Facilita el cálculo de los tiempos permitiendo el pago adecuado según los tipos de horas trabajadas: horas extras, nocturnas, dominicales o festivas.
- Se pueden dar beneficios adicionales a los trabajadores que lo ameriten, por su puntualidad o entrega al trabajo. Estos mejoran la relación laboral y hacen que el empleado se sienta a gusto con la empresa.
- El control de asistencia del personal ayuda a mejorar la seguridad en el puesto de trabajo. Se genera un cumplimiento del descanso entre turnos y jornadas laborales.
- El sistema de registro de horario influye en la autoestima del trabajador. Al saber que existe un control sobre su jornada laboral, el empleado tiende a ser más eficaz y productivo en su puesto de trabajo. Esto es beneficioso para la compañía.
Control de asistencia laboral en la modalidad de teletrabajo
El trabajo desde casa ha surgido por la revolución tecnológica que se vive en la actualidad y que está en constante desarrollo. La conexión por internet es la que posibilita la realización de las tareas de la oficina desde el hogar.
Debido al brote mundial de coronavirus, la modalidad del teletrabajo se incrementó. Diferentes organizaciones han apostado por esta nueva forma de ejercer las actividades laborales a distancia de manera definitiva. Otras empresas lo hacen de manera mixta, combinando el trabajo presencial con el teletrabajo. Cualquier opción requiere la planificación de cómo gestionar a distancia aspectos que incluyen el control de horario.
Llevar un efectivo control de asistencia laboral es una de las mayores dificultades del teletrabajo. Sin embargo, existen herramientas digitales, accesibles y fáciles de usar. Es indispensable contar con un control de asistencia laboral, aunque no se trate de una participación física sino de su presencia virtual.
Cada empresa escoge su sistema de control de la jornada laboral de sus trabajadores. Pero no todos los sistemas son efectivos. Muchos pierden utilidad cuando los empleados laboran desde casa.
Entre la empresa y el trabajador se deben establecer acuerdos para organizar la manera de trabajar. Incluye medir los resultados, marcar el horario de conexión y la forma en la que será evaluado el desempeño.
La empresa debe considerar las condiciones laborales del teletrabajo. Además de preocuparse porque el empleado trabaje de manera cómoda, saludable y efectiva. En algunos casos, debería proveerse con el equipo necesario y poner a su disposición espacios virtuales seguros para compartir la información laboral.
La modalidad del teletrabajo permite asegurar y ejercer los controles sanitarios necesarios para prevenir la propagación del COVID-19. Si la empresa puede contar con un sistema de registro de ingreso y salida individualizado, se puede garantizar la seguridad de los trabajadores. A la vez, se realizan las actividades laborales pertinentes para el crecimiento empresarial.
¿Por qué contar con un software de control de asistencia laboral?
Al automatizar el trabajo administrativo, todo el equipo de Recursos Humanos ahorrará tiempo y se reducirán los costos de operaciones. Hay muchas razones para considerar el uso de un software, entre las que se encuentran:
- La manera de evaluar la eficacia de la gestión del personal de la empresa es a través de la obtención de datos de trabajo. Esta información es proporcionada por un software de control de asistencia laboral.
- Favorece el trabajo flexible y la autogestión del tiempo.
- La asignación de tareas con base en el tiempo disponible de cada empleado, beneficia el clima laboral entre los trabajadores y supervisores.
- Cuando se establecen horarios de trabajo virtuales, se fomenta la transparencia. Esto hace que se mejore notablemente la relación entre compañeros de trabajo, a pesar de que no se conozcan.
En resumen, el control de asistencia laboral virtual, registra las tareas rutinarias vinculadas al registro de horario de entrada y salida. Se puede almacenar información sobre los horarios presenciales, irregulares, salidas laborales fuera de la oficina, diferentes turnos y días libres. Al usar el sistema, se calcula la jornada laboral del trabajador, almacenando la información del usuario desde cualquier computador.
El almacenamiento de información se hace en fichas virtuales, lo que garantiza una información organizada. Además, todos los registros se pueden consultar en cualquier momento. De esta forma, el seguimiento es realizado desde cualquier dispositivo con internet. Lo que significa, control total del horario y las funciones que se ejecutan por departamento.
Por ese motivo, es importante seleccionar un sistema de registro de jornada que ofrezca integración de funciones gerenciales referidas a informes, comunicaciones y alertas.
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