El registro de jornada laboral siempre ha sido un tema de discusión entre empresas y trabajadores. Los cambios en la relación laboral que se han vivido a raíz de la pandemia, confirmaron la necesidad de un cambio en la ley.
La reforma se aplica en beneficio tanto de la empresa como del trabajador, porque es un tema de interés social mantener una relación laboral estable. De este modo, se reforma la ley para alcanzar relaciones laborales más estables y productivas.
Sin embargo, hay que aclarar que el registro de la jornada laboral siempre ha sido una exigencia de la ley. Registrar las horas trabajadas de todos los empleados, incluyendo los trabajadores de tiempo parcial y los que cumplían horas extras.
No obstante, ante los cambios en las relaciones laborales, países como España han decidido reformar la ley para proteger a los empleados. Además, los cambios en la ley permiten a las empresas mantener una mejor relación laboral que estimule la productividad.
La crisis sanitaria estimulada la jornada laboral en horario flexible y el incremento del trabajo online. Es un hecho que el mundo cambió y las relaciones laborales también.
¿Cómo es la nueva dinámica del registro de jornada laboral?
El objetivo de la reforma es acabar con los problemas para conciliar horas extras y jornadas de trabajo extensas. De esta manera, la ley otorga a la empresa la libertad de seleccionar el método que consideré más apropiado para cumplir con el registro diario.
No obstante, obliga a la conservación de dichos registros durante cuatro años, a disposición de inspectores, empleados y la propia empresa. La conservación de los registros debe garantizar la no manipulación de los mismos, por alguna de las partes.
No existe una planilla única o formato específico para cumplir con la obligación legal, sin embargo, es esencial que el registro de la jornada laboral tenga los siguientes datos:
- Nombre de la empresa y Número de Identificación Fiscal (NIF).
- Nombre y apellido del trabajador.
- Jornada laboral, indicando fecha.
- Periodo de liquidación.
- Hora de entrada y salida, de la jornada de mañana y de la tarde.
- Horas extras, en caso de la jornada laboral normal,
- Horas complementarias, en el caso de jornadas parciales.
¿Cómo es el registro de la jornada de empleados itinerantes o a distancia?
La obligación de llevar el registro diario es para toda relación laboral que mantenga la empresa. Ahora, la tecnología nos mantiene conectados, no hay excusas para dejar de cumplir con la obligación del registro. En realidad, el internet y la geolocalización mediante cualquier dispositivo móvil, hace viable el empleo de software para un registro diario y preciso.
Antes de la pandemia, la relación de trabajo itinerante o con movilidad se refería a trabajadores que durante su jornada deben desplazarse. Por ejemplo, para visitar clientes o realizar rutas de despacho de producción, por mencionar algunos casos. Sin embargo, las relaciones de trabajo post pandemia, han incrementado otras modalidades de empleos como el teletrabajo.
De esta manera, la ley se extiende a todas las relaciones laborales existentes. Lo que significa, que deja de ser aceptado los cuadrantes de horarios y calendarios de trabajos.
¿Qué pasa con las horas de comida y descanso?
Todas las empresas tiene la libertad de definir con sus empleados la forma de regular las pausas de descanso durante el trabajo. Esas incidencias deberán ser definidas por la empresa y especificar si son cargadas o no en el registro de la jornada.
Igualmente, se requiere en el registro los periodos de permisos, vacaciones y otras incidencias que afecten el cumplimiento normal de la jornada de trabajo.
¿Qué pasa si mi empresa no cumple con la exigencia de la ley?
El incumplimiento de la ley siempre acarrea sanciones según la magnitud del incumplimiento. No obstante, la situación puede llegar a ser muy grave para la empresa porque las sanciones se aplican por el incumplimiento, con cada empleado.
De esta manera, las sanciones son por empleado.
Ejemplo de registro de jornada laboral con varias modalidades de relaciones laborales.
Existen muchas clases de relaciones laborales dentro de una empresa, lo que significa que puede usar varios sistemas o establecer un sistema único. La empresa debe estudiar cuál es el sistema que le resulta beneficioso para cumplir con la ley y facilitar el proceso de registro. Todo dependerá de la cantidad de empleados que tenga la empresa.
Por ejemplo, un restaurante puede tener una plantilla de empleados pequeña que puede gestionar su registro de forma física y manual. Sin embargo, al incorporar el servicio de delivery, debe contratar más empleados que cumplirán un recorrido variable diariamente.
Además, ahora también ha empezado a ofrecer el servicio de chef a domicilio, lo que implica una manera de trabajar en horarios variados. El restaurante puede llevar un registro de jornada físico en el local y otro para el registro del recorrido de los empleados del delivery. Entonces, podría tener un registro combinado para los empleados del servicio de chef a domicilio, que realizan parte de su trabajo en el restaurante.
Ciertamente, la ley le permite a la empresa utilizar el modo de registro que desee para cumplir con su obligación. Sin embargo, a pesar de ser una empresa pequeña, resultaría fácil y escalable tener un sistema de registro automatizado y disponible en la nube. Un software de gestión de presencia laboral permite el registro de ingresos, salidas e incidencias. Permitiría al restaurante agregar nuevos empleados a la plantilla con facilidad y ahorrar tiempo en el registro. Además, podrá tener el recorrido que ejecuta el personal de delivery en tiempo real.
Definitivamente, la tecnología simplifica las gestiones administrativas de las empresas.
Ventajas y desventajas del registro de jornada de trabajo diaria
Llevar un control de horarios dentro de una empresa siempre puede ser un tema de disgustos, tanto para la empresa como para los empleados. Si se mantiene una total flexibilización en los registros de horarios, la desorganización podría afectar la productividad del empleado y la gestión de recursos humanos.
Un control estricto podría afectar al empleado, desmotivándolo y creando un ambiente laboral hostil. Sin embargo, la obligatoriedad impuesta por la ley es en beneficio de los trabajadores y la productividad de la empresa.
Entre las ventajas de llevar un control diario de las horas trabajadas por el empleado se encuentran:
- Optimizar los tiempos de trabajo de cada empleado para cumplir con sus proyectos.
- Planificar de forma eficaz los turnos de trabajos, vacaciones y permisos.
- Contabilizar horas complementarias y horas extras de una manera efectiva.
El objetivo principal es lograr una remuneración acorde a las horas trabajadas del empleado y, el aumento de la productividad de la empresa. La empresa para mejorar su productividad necesita de datos para evaluar y comparar metodologías de planificación y gestión. Los datos numéricos se utilizan objetivamente para hacer comparaciones, por eso es tan importante un registro de las horas trabajadas por empleado.
Con el registro diario de la jornada laboral, la empresa puede comprobar la productividad de cada empleado y realizar ajustes en la planificación. De este modo, la empresa se puede identificar cómo motivar la productividad general, además, de cumplir con su obligación legal.
Desventajas de no cumplir con el registro de la jornada laboral
Desde mayo del 2019, en España es una exigencia de la ley cumplir con el registro diario de las horas trabajadas de los empleados. Por tal motivo, su incumplimiento genera sanciones económicas relevantes por la falta de registro de cada empleado.
En general, para toda empresa es indispensable tener un control sobre las horas trabajadas, solo así puede proceder una gestión organizada y productiva. Sin embargo, hay que implementar un sistema de registro fácil y amigable para que el empleado no sienta rechazo hacía la medida de control.
Entre las desventajas de no llevar un registro de las horas trabajadas se encuentran:
- Sanciones legales por su incumplimiento.
- Inconvenientes para relacionar las horas complementarás o extras, cumplidas por cada trabajador.
- Problemas con la planificación de los turnos de trabajos.
- Dificultad para aplicar medidas que aumenten la productividad laboral.
En resumen, el registro de jornada laboral puede resultar complicado cuando no se utiliza un sistema eficiente. Todo varía para la empresa según su tamaño y modalidades de empleo. Es una obligación de la empresa cumplir con el registro de la jornada diariamente, seleccionando el sistema que le facilite el proceso.
Entonces, las empresas tienen la libertad de usar un sistema tradicional o empezar la transformación digital. En la actualidad, un software de control presencial es el método más efectivo para llevar el registro de la jornada. Además, el sistema automatizado ofrece beneficios adicionales para evaluar la planificación del calendario laboral.
Con los requisitos que plantea la ley, se tienen más de un motivo para empezar a simplificar el proceso de registro. Esto permite al departamento de recursos humanos concentrar sus esfuerzos en otras áreas, con la motivación al personal y la distribución del trabajo.
Las empresas al automatizar sus sistemas de registro evitan una carga de trabajo vinculada a revisión de cumplimiento de registros. El registro de la jornada laboral permite que nuestra empresa sea más productiva. Y esto se logra con un software de gestión que integre herramientas de gerencia.
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