El movimiento empresarial ha permitido que las organizaciones cuenten con diferentes alternativas al supervisar el trabajo y llevar un registro laboral de empleados. Sin embargo, no todas las herramientas se adaptan a los perfiles de los puestos de trabajo ni ofrecen la misma confiabilidad en los datos.
Una de las actividades esenciales, sobre todo del departamento de recursos humanos y gerencia, es llevar un control de asistencia. Así se ejerce supervisión de los trabajadores y de las operaciones generales de la empresa.
Un sistema de control de horarios es todo aquel con que se vigila las horas de entrada y salida de los empleados de una empresa. A través de este, se puede evaluar el número de horas que trabajan, la puntualidad o las incidencias que se producen en la jornada laboral.
La primera función de control de asistencia es saber cuando un empleado entra y sale de la empresa. La gerencia y empleadores necesitan conocer qué colaboradores están trabajando, cuánto tiempo, dónde y todo lo relacionado con el tiempo de oficina.
En la actualidad, muchas empresas adoptaron el modelo de trabajo a distancia. El reto es mantener un control de horario de sus profesionales. Es necesario medir y conocer su nivel de productividad desde el teletrabajo. También, los trabajadores deben conocer que existe una protección de sus datos personales en el caso específico del fichaje a distancia.
El uso de software de control de asistencia se ha repuntado, debido al cambio que ha ocurrido en las modalidades de trabajo. Los empleados acceden a un entorno web para marcar el inicio y culminación de su jornada laboral, registrando sus horas en una tarjeta virtual.
Con un control de asistencia bien desarrollado, los gerentes pueden conocer los costos indirectos de la empresa. Incluyendo la rotación del personal, productividad perdida, volumen de negocios, reentrenamiento y programación. Así, se podría detectar las fallas que pudieran existir y optimizar el presupuesto de recursos humanos.
Importancia de llevar un registro laboral de empleados
La principal ventaja de tener un registro laboral de empleados es poseer información segura, fiable y fidedigna de la jornada de los trabajadores. Esto permite incrementar la productividad.
Al recopilar los datos de asistencia, se conocen más datos sumados a la cantidad de horas que los empleados trabajan. Comprende las necesidades laborales, las tendencias de vacaciones y tener una pista de auditoría para el cumplimiento normativo.
Establecimiento de un horario
Para que una empresa consiga el éxito, debe ser ordenada y controlar todos sus procesos. Incluye el horario de entrada y salida de cada empleado con su tarjeta virtual. Establecer un horario permite crear conciencia del cumplimiento de las funciones dentro del tiempo de jornada laboral. Esto trae como consecuencia más productividad y responsabilidad con la empresa.
Mayor orden en la nómina
Disponer de un registro laboral de empleados ayuda a calcular con exactitud si los empleados cumplen con las horas establecidas. Esto es de importancia cuando la empresa cuenta con distintos horarios.
Recopilación de información
Monitorear el registro laboral de empleados permite a la empresa obtener y recopilar información con la que se podrá hacer un seguimiento más profundo. A través del registro, se verifica que empleados tienen más ausencias injustificadas o quiénes tienen retrasos constantes. Es así como se toman decisiones importantes dentro de la empresa, se detectan necesidades de los empleados y se idean planes para aumentar la productividad.
Establecimiento de beneficios especiales
Llevar control en el registro laboral, permite ser objetivo en la evaluación de los empleados. Al analizar estos datos se podrá dar beneficios adicionales por la puntualidad o por el trabajo durante más horas de las establecidas. Eso fortalece la relación laboral y fomenta el compromiso.
El registro laboral de empleados y la ley
Una de las principales razones por las que se deben registrar las jornadas laborales es por el cumplimiento de la ley. El control de horario, ante una auditoría laboral, deja en buena posición a la empresa.
Esta medida trata de evitar abusos laborales controlando los excesos de jornadas y fraudes como por ejemplo no pagar o compensar las horas extras. Por otro lado, se controla el abuso de parte del trabajador al no cumplir con lo estipulado en su contrato laboral.
Por su parte, la ley no establece qué sistema debe utilizar la empresa para llevar el registro laboral de empleados. Permite que actúe por los convenios colectivos y que elija el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. La empresa debe tener en cuenta las características de su actividad y el lugar donde los trabajadores realizan de forma habitual su trabajo.
Desde el año 2019, en algunas partes del mundo como en España, las compañías están en la obligación de implantar el registro de la jornada. Fueron los cambios provocados por la pandemia lo que impuso al Ministerio de Trabajo la aplicación nuevas medidas.
Desde ese momento, las empresas deben:
- Registrar el momento de inicio y finalización de la jornada diaria realizada por cada trabajador.
- Asegurarse de que el registro sea fiable, inmodificable, no manipulable ni alterable posteriormente.
- Conservar el registro de jornada durante los próximos 4 años.
- Disponer del registro en el centro de trabajo. Este registro deberá ser accesible para los trabajadores, representantes legales de los trabajadores y la Inspección de Trabajo y Seguridad.
Ventajas de llevar un registro laboral de empleados para la empresa
Las empresas deben conocer el tiempo de trabajo de cada empleado. Por eso, la utilización de registros virtuales facilita el seguimiento e impacto del incumplimiento de la jornada. Entre las ventajas de utilizar un sistema de registro se encuentran:
Obtener datos de abandono laboral o ausencia
Al llevar un registro laboral de empleados se detectan las peculiaridades y tendencias del absentismo laboral.
Implantar beneficios salariales
Es importante retener al talento de la empresa a través de la flexibilización y la conciliación. Como retribución, la lealtad de los empleados es tomada en cuenta.
Compensación de horas extras
Retribuir las horas extras con horas o días de descanso es una ventaja para la empresa. Permite reducir los costos.
Ofrecer información
Indicar información transparente para el empleado sobre su jornada laboral, lo convierte en un trabajador más activo en su relación con la empresa. El empleado se mantiene más comprometido a cumplir con las normas de funcionamiento interno. Se fortalecen los canales de comunicación.
Beneficios de llevar un registro laboral de empleados para el trabajador
Conoce el tiempo real trabajado
El empleado conoce el tiempo real dedicado a su trabajo por lo que se erradica sentimientos de explotación laboral. Le aporta más satisfacción y compromiso con la empresa.
Compensación de las horas extras
El empleado tiende a confiar en el registro por lo que se siente respaldado cuando su jornada laboral excede del horario.
Disfrutar la flexibilidad
La flexibilidad de horario por temporadas favorece el descenso del estrés que produce cumplir con un horario rígido.
Conciliación
Tener políticas de conciliación laboral en la empresa le permite al empleado poder disfrutar de más tiempo para la vida familiar u ocio. En fin, el empleado puede gestionar mejor los tiempos de su vida privada.
Cumplimiento de los descansos legales
Favorecer el descanso es fundamental para el rendimiento de los trabajadores y la eliminación del estrés por la falta de desconexión laboral.
Empoderamiento del empleado
La autogestión de la jornada mediante el registro laboral ofrece al trabajador la confianza que deposita la empresa en el cumplimiento de su trabajo. Incluidos cambios de turnos, conocimiento de las horas trabajadas y los días de vacaciones disfrutadas.
¿Por qué llevar un registro laboral de empleados?
Recopilar los datos de asistencia permite conocer más que la cantidad de horas que los empleados trabajan. Comprende las necesidades laborales, por ejemplo conocer las tendencias en la selección de fechas para tomar vacaciones.
El registro laboral de empleados ayuda a reducir el ausentismo. Permite conocer la hora de llegada de los empleados, la hora en la que se retiran y los días de ausencia. Dentro de una empresa, un empleado ausente resta productividad, ya que representa una actividad que no se llevó a cabo. El registro de control de horario proporciona los argumentos necesarios para tomar medidas en caso de ausentismo o impuntualidad.
La implementación del control de horario proporciona un registro para comprobar cuando un trabajador no está cumpliendo con los lineamientos de una empresa. Reduce las horas “muertas” motivando a recortar los costos. Al disminuir el tiempo perdido, el empleado puede aprovechar cada hora por la que se le paga en crear un producto o prestar un servicio. Para evitar conflictos entre la gerencia y los trabajadores, lo mejor será llevar un correcto control que permita tomar las acciones pertinentes.
Los beneficios para ambas partes se evidencian en la mejora de la relación entre empresa y empleado. La confianza se basa en el compromiso con la realización de las tareas laborales. La empatía de la empresa con los problemas que pueda enfrentar el empleado en su jornada. El trabajo en equipo en situaciones complejas se gestionan con eficiencia.
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