Los sistemas de seguridad laboral son instrumentos fundamentales para el adecuado funcionamiento dentro de una organización. Estos sistemas contemplan las normas y procedimientos, así como también los métodos necesarios para controlar y reducir la inasistencia. En las empresas el tener un sistema confiable y óptimo, le brinda a los empleados la seguridad del resguardo de la información del registro laboral.
Todas las empresas están en la obligación de resguardar la integridad de sus trabajadores y su registro de jornada laboral. Es por esta razón que los sistemas de seguridad laboral deben ser considerados como un elemento prioritario a la hora de gestionar la estructura organizacional. Estas medidas brindarán soportes que finalmente van a facilitar el aumento de la productividad. Un factor importante es dar cumplimiento a las normas y requerimientos tipificados en las legislaciones internacionales.
¿En qué consisten los sistemas de seguridad laboral en el registro de la jornada de trabajo?
Con los cambios en la legislación laboral, se hace importante cuidar la salud del trabajador y la integridad de los datos de la jornada laboral. Ahora, las empresas deben garantizar el registro y resguardo de la asistencia laboral. La finalidad es promover las mejores condiciones para garantizar a los empleados su historial de asistencia, permisos y vacaciones. Todos estos aspectos son parte importante de la seguridad laboral.
A nivel empresarial siempre se ha relacionado la seguridad laboral con la prevención de accidentes. Sin embargo, con todos los cambios ocurridos a nivel mundial por la pandemia, las leyes laborales fueron actualizadas. Ahora, las leyes ofrecen más seguridad a los trabajadores, obligando a las empresas a implementar un sistema confiable para el registro de la jornada.
Las empresas pueden seleccionar el sistema que les brinde mayores beneficios para el registro de la jornada laboral. En la actualidad, los trabajos pueden ser presenciales o a distancia, lo que significa que se requiere un sistema que funcione de forma práctica. El sistema seleccionado debe ofrecer seguridad en la toma y resguardo de la información de cada trabajador. En general, los sistemas de seguridad laboral para el control de asistencia están basados en:
- Registro de horas de forma diaria tanto de la entrada como la salida a la jornada de trabajo.
- Vacaciones planificadas de manera que contribuyan positivamente a la salud de los trabajadores, en su tiempo correspondiente para tomarlas.
- Incidencias presentadas durante la jornada que afectan o modifican el rendimiento del trabajador.
- Registro de permisos para la ausencia del trabajador en funciones.
Elementos que conforman una buena selección del sistema
Para llevar a cabo la implementación de los sistemas de seguridad laboral en el control del registro de la jornada, se necesita de planificación. Lo que significa, que no debería representar mayores complejidades si se tienen claros los elementos para el logro de los objetivos planteados por la empresa.
En primer lugar para llevar a buen término la ejecución de un control de gestión, se necesita conocer el tamaño y funciones de la empresa. Lo más importante, es considerar los mecanismos de registro a definir, sean presenciales o virtuales. Al mismo tiempo, hay que buscar optimizar el sistema instaurado, lo cual se logrará si se crea la estructura debida.
Seguidamente se encontrarán los principales elementos considerados para la selección de los sistemas de seguridad laboral, para el control de la jornada:
Definición de políticas clara
En este elemento se debe tener presente las perspectivas referidas a la persecución de las correspondientes mejoras en el registro, control y ejecución del sistema seleccionado.
Un buen liderazgo y compromiso
Para lograr que las políticas que se requieren implementar se cumplan a cabalidad se debe involucrar al personal que labora en la organización. Los cargos deben estar bien definidos así como, las funciones y responsabilidades inherentes al cargo a desempeñar.
Es importante la debida selección de los líderes que se ocupan de fomentar la información de las políticas que tienen que ver con el registro de entradas y salidas a la jornada de trabajo.
Capacitación
La capacitación constante y la promoción del entrenamiento permiten a las empresas e instituciones abrir espacios para crear la retroalimentación entre su equipo. En la actualidad, con la creación de sistemas intuitivos, las inducciones para su uso son simples.
Obviamente, estos encuentros que propician la capacitación deben ser debidamente coordinados, definiendo cronogramas de actividades y adicionalmente plantear diversos temas. Para que una empresa pueda crecer se necesita generar cultura empresarial entre los trabajadores.
Gestionar proyectos
Existen variados sistemas de registro de la jornada laboral. Muchos de esos sistemas ofrecen alternativas para planificar el trabajo y realizar el seguimiento de la gestión de proyectos. De esta manera, existe mejor control de las actividades de cada trabajador en sus gestiones.
La comunicación efectiva
Comunicarse en tiempo real no es tarea fácil, por eso es que se recomienda establecer canales que permitan fomentar esa adecuada función. Sobre todo, es importante una comunicación fluida cuando la relación es a distancia. Con los sistemas de seguridad laboral para el registro de la jornada, es posible tener una comunicación en tiempo real.
Se deberá entonces definir los medios para que todos en la organización se enteren de aquellas decisiones tomadas y referidas a los sistemas de registro. Para esto se puede aprovechar los avances tecnológicos, lo que incluye los software de registro laboral.
¿Por qué es importante un sistema de registro de jornada seguro?
Con un sistema de registro de jornada seguro las organizaciones logran tener una visión clara y objetiva del tiempo efectivo de trabajo. Allí radica fundamentalmente la importancia de implementar un software con el cual se logre controlar las entradas y salidas, horas de retraso, los permisos otorgados. Además, se logra evitar los frecuentes errores en la contabilización de los cálculos salariales, controlando adecuadamente el absentismo laboral.
Al contar con un software avanzado con el cual se pueda medir el comportamiento de los registros de las jornadas laborales. También se brindan beneficios a los empleados, ya que les garantiza transparencia en todo momento al lograr captar irregularidades que les afecten su productividad. Es importante recalcar que los sistemas más seguros y efectivos para registrar la jornada laboral son aquellos basados en la tecnología.
La transformación en la relación laboral ha encontrado apoyo en la tecnología. Las empresas no dudan en invertir en un recurso tecnológico que optimiza la gestión del control de tiempo y agiliza los procesos. Lo más importante, es la generación de reportes confiables que le permitan a la alta gerencia tomar decisiones acertadas.
Los reportes generados muestran el nivel de productividad y cumplimiento de horarios. También, muestra las vacantes que se deben cubrir y minimizar la cantidad de horas extras y el impacto en los costos que esto ocasiona.
Ventajas que brinda a las empresas un sistema de registro de jornada laboral seguro
Las ventajas son múltiples considerando las circunstancias actuales y los avances que ofrece la tecnología. Un software avanzado ayudará a las empresas y a recursos humanos a simplificar el flujo de trabajo. Seguidamente se mostrará un listado de las ventajas más importantes que supone obtener un sistema de registro de jornada seguro:
- Lograr gestionar adecuadamente el tiempo de las jornadas laborales.
- Reducción de las horas extras.
- Retribución correcta de las horas extras con días de descanso.
- Reducción de volumen de trabajo del Departamento de Recursos Humanos.
- Controlar el absentismo laboral.
- Optimizar la información suministrada al trabajador sobre su jornada laboral.
- Promover una comunicación fluida y de calidad con sus trabajadores.
- Registrar la planificación del calendario laboral de la empresa.
Ventajas que brinda a los trabajadores un sistema de registro de jornada laboral seguro
Si para las empresas implementar un sistema de registro de jornada laboral seguro reviste beneficios, para los trabajadores representa la constancia para exigir su remuneración. Los empleados pueden tener una real perspectiva de su tiempo y productividad. A continuación se muestra un listado de las principales ventajas que obtienen
- El trabajador podrá conocer el tiempo efectivamente cumplido.
- Se evitan expectativas equivocadas sobre su rendimiento y horas estipuladas establecidas en su contrato laboral.
- Por ser un sistema confiable, el trabajador es capaz de generar un compromiso de lealtad hacia sus empleadores.
- Disfrutará de una jornada laboral que no se preste a excesivos horarios.
- El trabajador se sentirá seguro con el registro de su jornada.
- Los trabajadores podrán autogestionar su jornada laboral.
- Al sentir menor estrés y presión laboral, el trabajador estará en capacidad de ser más productivo generado mejores resultados.
Como se podrá observar, implementar un sistema de registro laboral seguro trae consigo grandes ventajas tanto para las empresas como para sus trabajadores. Con la ayuda de un software de registro laboral se acrecientan las buenas relaciones entre las partes y se minimizan los conflictos laborales.
En conclusión, las organizaciones deben crear e implementar sistemas de seguridad laboral para el registro de la jornada. Se deben cumplir a cabalidad las normas laborales y emplear sistemas seguros, confiables y fáciles de utilizar. El objetivo para la empresa es ser más productiva y cumplir con la ley para evitar sanciones.
Los cambios en la ley se han producido para brindar más seguridad a los trabajadores que cumplen con su jornada diaria. Ahora, los trabajos presenciales y remotos cuentan con el amparo de la ley. Así se logra crear seguridad en las diversas fuentes laborales actuales.
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